Come scegliere

Con questa breve guida desideriamo fornirti alcuni utili consigli che possano consentirti di scegliere il miglior fornitore per i servizi di domiciliazione e sottoscrivere il contratto senza avere nessun dubbio ed esserti chiarito su aspetti importanti come la durata del contratto, il recesso, le modalità di pagamento. Il primo aspetto da considerare è che i possibili fornitori per i servizi di domiciliazione possono essere ricondotti a tre categorie:

  • liberi professionisti
  • società di servizi
  • business center, che sono le nostre sedi.

Se la tua esigenza è quella di usufruire esclusivamente di un servizio di recapito, tutte e tre le categorie vanno bene e molto probabilmente il servizio è più economico nelle società di servizi, potrebbe non essere erogato da tutti i liberi professionisti e studi associati che richiedono anche di erogarti consulenza amministrativa e fiscale. Qualora la tua esigenza è invece di domiciliare una ditta individuale oppure un’unità locale o di abbinare al servizio di domiciliazione l’occasionale noleggio di uffici a tempo e sale riunioni la scelta è limitata ai business center.

Se l’esigenza fosse quella di attivare un contratto di domiciliazione (postale, professionale, sede legale) e completarlo con un servizio di risposta telefonica personalizzata sicuramente il servizio è erogato dai business center, da verificare se è erogato anche dalle società di servizi.

Scelti alcuni possibili fornitori attraverso il passaparola o ricerca nel web nella città di interesse, sarà opportuno richiedere più di un preventivo, inviando una dettagliata email tramite il form di contatto del loro sito. Quando invii la richiesta di preventivo e navighi il sito del fornitore verifica che lo stesso riporti almeno nella home page la denominazione societaria, la sede, il numero di partiva iva ed il numero del rea e che alla prima visita del sito, ti sia comparso il messaggio legato alla cookies policy obbligatorio dal Giugno 2015. La navigazione del sito web ti potrà fornire utili elementi per valutare la professionalità, la competenza del fornitore.

Anche la ricezione dell’offerta può aiutarti nella scelta del fornitore. Considera quindi:

  • il tempo trascorso tra l’inoltro della richiesta del preventivo e la ricezione dello stesso, non dovrebbero trascorrere più di 24 ore
  • l’indirizzo email del mittente l’offerta dovrebbe essere riconducibile al dominio aziendale e non a servizi di posta gratuiti pur se di qualitè come Gmail o Libero
  • la forma dell’email, se professionale e priva di errori, l’impaginazione della stessa. Considera che molto probabilmente chi ti ha inviato l’email ti aggiornerà anche sulla posta a te pervenuta se sottoscriverai il contratto di domiciliazione
  • verifica la presenza di una firma in calce all’email, con nome e cognome della persona ed il ruolo ricoperto in azienda
  • se l’email e l’offerta è standard oppure personalizzata per te
  • se la stessa la reputi chiara ed esaustiva
  • se è completata da allegati che spiegano il servizio, da foto degli esterni, se riportano link a feedback o recensioni di clienti.

Il suggerimento è di inoltrare tre o quattro richieste di preventivo via email a siti di società o studi nelle zone di tuo interesse. In questo modo potrai confrontare le offerte dal lato del prezzo e dal lato della qualità del servizio che potrai percepire dai documenti ricevuti, l’immagine del sito, il testo dell’email.

Il contatto telefonico con il potenziale fornitore può rendersi necessario per:

  • sollecitare l’inoltro di un’offerta non pervenuta
  • rispondere ad una sollecitazione del possibile fornitore che desidera chiarimenti sulla tua richiesta o vuole darteli telefonicamente
  • per avere delucidazioni e chiarimenti su quanto ricevuto
  • per avere un contatto telefonico con il possibile fornitore quando una visita della sede non è possibile.

Individuati i possibili fornitori del servizio, inviata un’email di richiesta offerta, ricevuta l’offerta è possibile procedere ad un’esame dei preventivi, dovrai verificare:

  • prezzo del servizio e durata dello stesso
  • verifica se è richiesto un deposito in garanzia, potrebbe esserti richiesto per la copertura di spese di reinoltro posta, scansione documenti
  • verifica se il contratto è a scadenza oppure a tacito rinnovo, in questo caso informati sulle modalità e sui tempi di disdetta. Chiedi di poter consultare il contratto prima della sottoscrizione
  • verifica le modalità di pagamento, in genere il pagamento è annuale anticipato
  • verifica se il servizio preveda un targa e se ha un costo extra o è compresa. Se prevista e fornita chiedi se è fatta con stampa su carta, ottone o display luminoso
  • verifica gli orari di ritiro posta da parte della segreteria, nei business center in genere la segreteria ha orario continuato, studi professionali e centri di servizi rispettano orari di chiusura nella pausa pranzo
  • verifica se le comunicazioni di posta pervenuta sono quotidiane, in che modo verrai avvisato, se il servizio di avviso posta pervenuta è gratuito o ci sono costi extra. A volte è possibile la presenza di costi extra se è richiesto un servizio di alert via sms, software o app dedicata
  • verifica gli orari di apertura del fornitore per il ritiro della posta
  • chiedi delucidazioni sui costi di reinoltro della posta e sulla frequenza delle spedizioni. Sulla possibilità di avere via email scansione dei documenti pervenuti ed il relativo costo
  • chiedi se puoi far ritirare la posta da un tuo corriere e se questo prevede un costo extra
  • chiedi se la posta è conservata in casellari con chiavi o in archivi della società ed i volumi che possono essere conservati in giacenza
  • richiedi ove possibile foto della sede se non presenti nel sito web, sia dell’esterno che della reception.

Tutti questi elementi possono aiutarti nella scelta del migliore fornitore per i servizi di domiciliazione. Ovviamente se fosse possibile una visita della sede ti consentirebbe di vedere personalmente gli spazi e l’immagine del personale di front office oltre che la professionalità.

Spesso chi dovrà fornirvi servizi e merci potrebbe fare la stessa cosa, vedere la tua sede sopratutto se rappresenti una società neocostituita. Considera anche l’immagine del fornitore, qualora dovessi aver bisogno di utilizzare la sede che ti eroga i servizi di domiciliazione per incontrare i tuoi clienti. Se i business center hanno spazi dedicati ad incontri di lavoro, lounge, sale riunioni, uffici a tempo, in genere non è possibile farlo presso il professionista nè presso società di servizi.

Non stupirti se richiedendo uno stesso servizio a più possibili fornitori nella stessa città i prezzi fossero molto diversi tra loro. Alcune dei motivi potrebbero essere:

  • prestigio della strada scelta o dell’edificio ova ha sede il fornitore
  • qualità del servizio offerto, un servizio base con comunicazione settimanale della posta pervenuta, assenza di targa sicuramente viene proposto ad un prezzo più contenuto
  • una discussione più approfondita dovrebbe essere dedicata ai casi di preventivi per unità locali, domiciliazione di professionisti dove puoi ricevere preventivi che prevedono il solo recapito postale fino a preventivi in cui è richiesto per erogare il servizio la sottoscrizione di un contratto di noleggio ufficio residenziale.

Se hai bisogno di maggiori chiarimenti siamo a tua disposizione al numero verde 800 134 634.